Hoewel we incassodiensten aanbieden, geloven we sterker in het principe ‘voorkomen is beter dan genezen’. Wanneer aan het begin van langdurige trajecten afspraken duidelijk zijn gemaakt wordt discussie later over verschillende verwachtingspatronen voorkomen. Een factuur wordt vaak onbetaald vanwege onduidelijkheid over de afspraken en of de geleverde prestatie. Geef vroegtijdig openheid van zaken om problemen te voorkomen. Gelukkig is incasso helemaal niet zo moeilijk en kan je dat ook zelf uitstekend regelen:
- Volg ons incasso stappenplan om zelf eenvoudig je onbetaalde vorderingen te incasseren.
- Gebruik onze incasso voorbeeldbrieven om je debiteuren op correcte wijze aan te manen.
- Download ons gratis incasso e-book om je wanbetalers aan te pakken.
Stap 1: Verstuur een betalingsherinnering
- Brief met tien dagen betalingstermijn
- Overzicht rekening(en)
- Doel is altijd dat de klant ook klant blijft
Incassotip 1: Download onze voorbeeld betalingsherinnering
Incassotip 2: Verstuur de betalingsherinnering twee dagen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Op deze manier benadruk je dat je vasthoudt aan de betalingstermijn. Daarnaast heb je voor jezelf een duidelijke structuur hoe om te gaan met onbetaalde facturen.
Incassotip 3: Hanteer een korte betalingstermijn van tien dagen in de betalingsherinnering. Je voorkomt daarmee dat je debiteur een ruime betalingstermijn opvat als vrijbrief om je facturen nog veel later te betalen.
Incassotip 4: Verwerk nog geen rente of incassokosten in de betalingsherinnering. Het doel van de betalingsherinnering is immers om je debiteur alsnog tot betaling te bewegen zonder de relatie onnodig te schaden.
Incassotip 5: Voeg je openstaande facturen toe als bijlage. Als je debiteur eerst op zoek moet gaan naar je facturen, verdwijnen je facturen onderop de stapel. Voeg daarom je openstaande facturen als bijlage toe bij je betalingsherinnering.
Nog steeds niet betaald? Ga verder met stap 2.
Stap 2: Verstuur een aanmaning
- Brief met zeven dagen betalingstermijn
- Telefonisch contact binnen vijf dagen
- Leg afspraken vast
Incassotip 1: Download onze voorbeeld aanmaning
Incassotip 2: Verstuur de aanmaning twee dagen na de gestelde termijn. Neem telefonisch contact op met je debiteur binnen vijf dagen nadat de aanmaning is verzonden. Zie stap 3.
Incassotip 3: Hanteer een kortere betalingstermijn van zeven dagen in de aanmaning. Verwerk een kortere betalingstermijn in de aanmaning dan in de betalingsherinnering om meer druk te zetten.
Incassotip 4: Verwerk nog geen kosten in de aanmaning. Je mag al aanspraak op vergoeding van de rente en incassokosten maken. Het is doorgaans praktischer om dit nog niet te doen in dit stadium.
Incassotip 5: Wacht niet af als je het niet vertrouwt (!) Van uitstel komt namelijk vaak afstel. Lang wachten heeft doorgaans geen nut tenzij bijzondere omstandigheden mee spelen. Denk hierbij aan een concrete betalingstoezegging.
Stap 3: Bel je debiteur voor betaling
Incassotip 1: Bel om een concrete betalingsafspraak te maken. Doel van het telefoongesprek is om een duidelijke afspraak te maken binnen welke termijn de debiteur alsnog de factuur gaat betalen.
Incassotip 2: Stem zo nodig een betalingsregeling af. Mocht tijdens het gesprek blijken dat je debiteur betalingsproblemen heeft maak dan concrete betalingsafspraken door zowel de data als de bedragen van de termijnbetalingen af te stemmen.
Incassotip 3: Spreek een eerste termijnbetaling op korte termijn af. Zo weet je snel of de debiteur de betalingsregeling wil en kan nakomen. Het risico van een betaling op langere termijn is dat je onnodig wacht op een betaling die mogelijk nooit volgt.
Incassotip 4: Spreek af dat de betalingsregeling vervalt bij niet betaling. Voorkom dat je gebonden bent aan een betalingsregeling die niet wordt nagekomen conform de afspraken. Spreek dus af dat de betalingsregeling vervalt als deze niet wordt nagekomen en dat je vordering in dat geval terstond volledig opeisbaar is.
Incassotip 5: Bevestig de gemaakte betalingsafspraken middels e-mail. Vraag dat je debiteur deze afspraken bevestigt en of stuur een aangetekende mail. Een eerste betaling bevestigd ook de gemaakte afspraken.
Wordt nog steeds niet betaald? Ga verder met stap 4.
Stap 4: Verstuur een ingebrekestelling
- Na controle nog niets ontvangen...
- Brief met vier dagen betalingstermijn
- Dreiging rechtsmaatregelen en extra kosten
Incassotip 1: Download onze voorbeeld ingebrekestelling
Incassotip 2: Verstuur de ingebrekestelling twee dagen na de gestelde termijn. . Neem telefonisch contact op met je debiteur binnen twee dagen nadat de ingebrekestelling is verzonden. Zie stap 3.
Incassotip 3: Stuur zo nodig de ingebrekestelling aangetekend per post en of e-mail.
Stap 5: Geef je incasso uit handen
Incassotip 1: Geef je incasso uit handen 2 dagen na de gestelde termijn uit de ingebrekestelling. Want waarom zou je nog langer wachten op het geld waar je recht op hebt?
Incassotip 2: Dien je incasso online in via onze incasso-portal BIC Status. Met de extra beveiligde incasso portal kan je al je incassozaken 24/7 regelen wanneer het jou uitkomt.
Incassotip 3: Dien je incasso in wanneer jou dat uitkomt. Binnen 24 uur bereiden wij je incasso voor en zo nodig sommeren wij je debiteur dan dezelfde werkdag tot betaling.